11 منبع مهم از اسناد حسابداری که هر حسابداری باید بداند

Name: نارنگ سیستم
Address: تهران خیابان آبان جنوبی، پلاک 60 واحد 28, 1598717155
Telephone: 02188915135
Price range: IRR

بسیاری از معاملات تجاری هر روز در یک واحد تجاری اتفاق می‌افتند و این معاملات توسط منابع مختلف اسناد ثبت و کنترل می‌شوند. برخی از آن اسناد ثبت و برای گزارش عملیاتی گزارش می شوند. برخی از آنها اسناد حسابداری هستند که برای ثبت گزارشگری مالی استفاده می شوند.

در زیر لیستی از 11 منبع اسناد حسابداری آورده شده است که اگر به دنبال شغل حسابداری، حسابرسی مالی، حسابداری و یا دانشجوی رشته حسابداری هستید، باید بدانید.

درک این منابع حسابداری اسناد بسیار ضروری است و ممکن است به شما کمک کند تا به راحتی با همکار و حسابرسان خود ارتباط برقرار کنید. در این مقاله 11 نوع سند منبع را برای شما توضیح می دهیم با ما باشید :

1- اسناد حسابداری : فهرست قیمت ها (Quotation)

صورت قیمت چیست؟

منبعی از اسناد حسابداری است که توسط یک شرکت برای مشتری ارسال می شود که در آن در صورت پذیرش مشتری، قیمت ثابتی که برای تولید یا تحویل کالا یا خدمات دریافت می شود، ذکر می شود.صورت قیمت زمانی استفاده می شوند که کسب‌و‌کارها فهرست استانداردی از قیمت محصولات ندارند.

به عنوان مثال، زمان، مواد و مهارت های مورد نیاز برای هر شغل با توجه به نیاز مشتری متفاوت است. زمانی که مشتری آنها را پذیرفت نمی توان قیمت ها را تغییر داد.

برای صدور صورت قیمت، اکثر شرکت‌ها ابتدا نیاز خاصی را از مشتریان می‌خواهند - به عنوان مثال، نوع محصول و تعداد واحدهایی که انتظار دارند سفارش دهند.

در موارد معمولی، شرکتی که یک صورت قیمت صادر می کند، دوره خاصی را تعیین می کند که قیمت ها برای سفارش واجد شرایط هستند.

یکی از مهمترین قوانین صورت قیمت این است که شرکت درخواست کننده از آن برای مقایسه قیمت استفاده می کند.

برخی از شرکت ها برای مقدار مشخصی از خرید نیاز به دو یا سه پیشنهاد دارند. این یکی از مهم ترین اسناد حسابداری است که باید به خوبی درک کنید.

مطالعه کنید : 15 شغل پردرآمد که برای آینده مورد تقاضا هستند

2- اسناد حسابداری : سفارش خرید (Purchase Order)

سفارش خرید چیست؟

منبع دوم اسناد حسابداری در مقاله is سفارشات خرید است. بگذارید طبیعی تر باشد. بعد از اینکه قیمت را از چند تامین کننده درخواست کردید و سپس یک تامین کننده را پیدا کردید که قیمت آن با نیاز شما سازگار است و سفارش خرید را انجام می دهید.

بنابراین سفارش خرید نوعی سند شرکت است که جزئیات کالا یا خدماتی را که شرکت مایل است از شرکت دیگری خریداری کند، بیان می کند.

دو نسخه از یک سفارش خرید اغلب ساخته می شود، یکی برای شرکتی که کالا یا خدمات از آن خریداری می شود ارسال می شود و دیگری در داخل نگهداری می شود تا شرکت بتواند سفارشات خود را پیگیری کند. سفارشات خرید اغلب به ترتیب شماره گذاری می شوند.

سفارش های خرید معمولاً توسط شخصی که مجاز به انجام این کار در بخش خرید است صادر و امضا می شود یا گاهی اوقات باید توسط مدیر عامل یا مدیر تأیید شود.

3- اسناد حسابداری : سفارش فروش (Sales Order)

سفارش فروش چیست؟

برای اینکه کمتر سردرگم شوید، فرض کنید شما تامین کننده هستید و به تازگی سفارش (سفارش خرید) را از مشتری خود دریافت کرده اید. اکنون، سفارش فروش را برای انبار یا تیم فروش ایجاد کنید تا کالا یا خدمات را به مشتریان خود تحویل دهید.

بنابراین در تئوری، سفارش فروش نوعی از اسناد حسابداری شرکت است که سفارشی را که توسط مشتری برای کالا یا خدمات ارسال شده است، به تفصیل شرح می دهد. ممکن است مشتری یک سفارش خرید به شرکتی ارسال کرده باشد که از آن شرکت سفارش فروش را ایجاد کند.

سفارشات فروش معمولاً به ترتیب شماره گذاری می شوند تا شرکت بتواند سفارش های ارسال شده توسط مشتریان را پیگیری کند. مطمئن شوید که با سفارشات خریداری شده اشتباه گرفته نشده اید.

4- اسناد حسابداری : برگه رسید کالا (Goods Received Note)

برگه رسید کالا به چه مواردی اشاره می کنند؟

حالا فرض کنید شما مشتری هستید و فقط برای شرکت خود سفارش کالا می دهید. اکنون تامین کننده کالا را به انبار شما تحویل می دهد و شما در حال دریافت آن هستید.

شما در حال تهیه اسنادی هستید که کالاهایی را که دریافت می کنید فهرست می کند. به این اسناد برگه رسید کالا می گویند.

از لحاظ تئوری، کالاهای دریافت شده ی یادداشت شده، نوعی سند شرکت است که کالاهایی را که یک تاجر از یک تامین کننده دریافت کرده است، فهرست می کند.

یادداشت دریافتی کالا معمولاً توسط انبار خود کسب‌و‌کار یا منطقه دریافت کالا تهیه می شود. مطمئن شوید که آن را با کالاهای ارسال شده اشتباه نگیرید. برگه رسید کالا یکی از اسناد مهم حسابداری است که باید به وضوح درباره آن بدانید.

مطالعه کنید : 15 نکته برای افزایش فروش در فروشگاه شما

5- اسناد حسابداری : برگه اعزام کالا ( Goods Dispatched Note )

برگه اعزام کالا چیست؟

شرکت کالاهایی را که برای مشتری ارسال کرده است فهرست می کند. این شرکت در صورت هرگونه سوال از سوی مشتریان در مورد کالای ارسالی، یادداشت های ارسالی کالا را حفظ خواهد کرد. مشتری کالاهای ارسال شده را با چیزی که دریافت می‌کند مقایسه می‌کند تا مطمئن شود تمام اقلام ذکر شده تحویل داده شده‌اند و مطابق با مشخصات درست هستند.

6- اسناد حسابداری : فاکتور( Invoice )

فاکتور چیست؟

خوب، فاکتور یکی از منابع اسناد حسابداری است که احتمالاً هر روز کاری آن را می بینید. بگذارید بگوییم شما فقط کالا را سفارش داده و از تامین کننده خود دریافت می کنید.

هنگامی که آن را دریافت کردید، اکثر تامین کنندگان هنگام دریافت فاکتورها را به شما تحویل می دهند یا برخی بعداً آن را تحویل می دهند. این سند شامل واحدهایی است که دریافت کرده‌اید، قیمت واحد، کل فرعی و کل کل به ازای هر فاکتور. این سند فاکتور نامیده می شود.

7- اسناد حسابداری :صورت وضعیت حساب (Statement or Account Statement)

صورت حساب چیست؟

به صورت ماهانه، برای خرید اعتباری، اغلب تامین کنندگان صورتحساب حاوی تمام موارد برجسته را که شما یا شرکتتان به آنها مدیون هستید ارسال می کنند. این سند بیانیه حساب نامیده می شود.

بنابراین، صورتحساب نوعی از اسناد حسابداری است که توسط تامین کننده برای مشتری ارسال می شود و معاملات روی حساب مشتری را فهرست می کند، شامل تمام صورتحساب ها و یادداشت های اعتباری صادر شده و کلیه پرداخت های دریافتی از مشتری.

این بیانیه مفید است زیرا به مشتری اجازه می دهد مبلغی را که معتقد است به تامین کننده بدهکار است با مبلغی که فکر می کند بدهکار است تطبیق دهد. پس از آن می توان هرگونه تفاوت را جویا شود.

8- اسناد حسابداری : اعلامیه بستانکار ( Credit Noted )

خوب، Credit Noted یک سند حسابداری است که توسط یک تامین کننده به مشتری در رابطه با کالاهای برگشت داده شده یا پرداخت های اضافی توسط مشتری ارسال می شود. این یک فاکتور "منفی" است. این موضوع در ادامه بحث شده است. یاد آوردن! برگه بستانکار اسنادی است که توسط تامین کنندگان به مشتریان ارسال می شود، نه از مشتریان به تامین کنندگان.

توضیح درباره بستانکاری

احتمالاً معاملات فروش کمی یا صدها معامله فروش در طول یک ماه وجود دارد.

فاکتورهایی که تامین کنندگان برای مشتریان خود ارسال می کنند احتمالاً حاوی مواردی است که مشتریان رد می کنند، پس می دهند و همچنین پرداختی که از مشتریان انجام می شود ممکن است بیش از حد پرداخت شود.

اگر چنین اتفاقی بیفتد، تامین‌کنندگان معمولاً برگه بستانکار را برای لغو یا نتیجه درخواست‌های مشتریان ارسال می‌کنند.

مطالعه کنید : سیستم مدیریت انبار (WMS) چیست؟

9- اسناد حسابداری : اعلامیه بدهکار ( Debit Note )

Debit Note چیست؟

خوب، Debit Noted یا اعلامیه بدهکار سندی است که توسط مشتری برای کالای برگشت داده شده یا اضافه پرداختی انجام شده برای تامین کننده ارسال می شود. این یک درخواست رسمی برای تامین کننده برای صدور یک کارت اعتباری است.

توضیح در مورد Debit Note

فرض کنید چند مورد فاکتور از تامین کنندگان وجود دارد که توسط شما دریافت نشده یا رد شده است. این بدان معناست که فاکتورها اغراق آمیز هستند.

شما دو گزینه ساده در این مرحله دارید: درخواست از تامین کنندگان خود برای صدور مجدد فاکتورها یا درخواست از آنها برای صدور Debit Noted برای کاهش مبلغ در فاکتورها.

10- اسناد حسابداری : نامه همراه چک ( Remittance Advice )

Remittance Advice چیست؟

Remittance Advice از اسناد حسابداری است که در زمان پرداخت به تامین کننده ارسال می شود

مشاوره حواله به تامین کننده اجازه می دهد تا سوابق مشتری را به روز کند تا نشان دهد که کدام فاکتورها پرداخت شده اند و کدام فاکتورها هنوز معوق هستند.

همچنین مبلغ پرداختی را تایید می کند تا هرگونه مغایرت به راحتی قابل شناسایی و بررسی باشد.

توضیحات تکمیلی در مورد Remittance Advice

پس از دریافت صورتحساب از تامین کنندگان خود، پرداخت تمام یا بخشی از صورت حساب را انجام می دهید. شما می خواهید به تامین کنندگان خود در مورد این پرداخت مشاوره دهید، این مشاوره Remittance Advice نامیده می شود.

11- اسناد حسابداری : رسید رسمی ( The receipt or Official Receipt )

رسید رسمی سندی است که تأیید می کند پرداخت دریافت شده است. این معمولاً در رابطه با فروش نقدی است، به عنوان مثال یک رسید از صندوق فروش.

توضیح درباره Official Receipt

رسید رسمی معمولاً برای تراکنش نقدی استفاده می شود. فرض کنید کالا را به صورت نقدی خریداری می کنید. پس از پرداخت، صندوقدارها معمولاً اسنادی را برای تأیید مبلغ دریافتی برای اقلامی که سفارش داده اید صادر می‌کنند.

نتیجه گیری: فهرست منابع اسناد حسابداری ارائه شده در بالا ممکن است شامل همه اسناد حسابداری نباشد.

شرکت نرم‌افزاری نارنگ‌سیستم

شرکت نارنگ‌سیستم، با ارائه بسته‌های اختصاصی متناسب با مشاغل و صنایع مختلف، برای هوشمندسازی و سازماندهی اطلاعات مالی و حسابداری کسب‌و‌کارها طراحی و عرضه شده است.

گزارشهای جامع و کاربری آسان نرم‌افزارهای نارنگ‌سیستم این امکان را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد تا تصمیم‌گیری‌های مالی به شیوه‌ای کارامدتر اتخاذ گردد.

همچنین، اولویت اول متخصصین و توسعه‌دهندگان نرم‌افزار حسابداری نارنگ‌سیستم، نیاز و خواست مشتریان است که در توسعه محصول در نظر گرفته می‌شود.

با وجود اینکه سیستم حسابداری نارنگ بر روی بستر اینترنت ارائه می شود، این نرم‌افزار بسیار سریع است. تجربه کاربری ارائه شده در نارنگ‌سیستم نه تنها از لحاظ سرعت با نرم‌افزارهای دیگر تحت‌ویندوز رقابت می کند بلکه در بسیاری از موارد عملیات را سریعتر نیز انجام می دهد.

یکی از مزیت های دیگر نارنگ استفاده از سیستم رایانش ابری و اینترنت در خدمات دهی می باشد، که تا پیش از این در سیستم های حسابداری سنتی در دسترس نبوده اند.