نحوه استفاده از نرم‌افزار ERP: راهنمای مبتدیان

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (یا نرم‌افزار ERP) به اندازه ای محبوب شده اند که امروزه هر حرفه ای با استفاده از آن احساس راحتی می کند. مدیران همچنان از ایده نگهداری و گردآوری فرآیندهای تجاری در یک بسته جامع استقبال می کنند. آنها کارکنانی را می خواهند که بتوانند به راحتی در این سیستم ها حرکت کنند.

گزارش سال 2019 نشان می دهد که بیش از 50 درصد از کسب‌و‌کارها قصد دارند یک سیستم ERP را در سال جاری راه اندازی یا ارتقا دهند. این توضیح می‌دهد که چرا بازار نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی به سرعت به رشد خود ادامه می‌دهد، زیرا کسب‌وکارهای بیشتری به کار خود ادامه می‌دهند. تحقیقات نشان می دهد که بازار سیستم ERP با CAGR 8.5% رشد خواهد کرد و تا سال 2026 به ارزش بازار بیش از 71.63 میلیارد دلار خواهد رسید.

این مقاله به شما کمک می کند تا بفهمید نرم‌افزار ERP چیست و چگونه از آن استفاده کنید تا بتوانید با این تغییرات همراه باشید.

یک سیستم ERP چیست؟

سیستم ERP نرم‌افزاری است که عملکردها و فرآیندهای کسب‌و‌کار را از طریق ماژول های مکمل و به هم پیوسته کنترل، مدیریت و ادغام می کند. کسب‌وکارها از یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی عمدتاً برای تقویت ارتباطات بین بخشی، بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش دسترسی مطمئن به تمام عملیات تجاری استفاده می‌کنند.

عملکردهای کلیدی سیستم های ERP شامل مدیریت موجودی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری، حسابداری، حمل و نقل، برنامه ریزی تحویل، فروش، جدول زمانی و موارد دیگر است.

سیستم های ERP فرآیندهای کسب‌و‌کار را یکپارچه می کنند، دید در عملیات روزانه را افزایش می دهند و تصمیم گیری را افزایش می دهند.

برای درک عمیق تر، در اینجا مقاله ما در مورد سیستم های ERP و نحوه کار آنها آمده است.

انواع مختلف سیستم های ERP چیست؟

سه نوع اصلی پیاده سازی ERP وجود دارد. اینها سیستم‌های مبتنی بر بستر، ترکیبی و ابری هستند. هر سیستم پیاده سازی ERP دارای مزایا و معایب متفاوتی است.

ERP در محل

شما یک سیستم نرم‌افزاری ERP داخلی را بر روی سرورهای داخلی در مکان های تحت کنترل خود نصب و اجرا می کنید. این کنترل و امنیت استفاده از زیرساخت های IT شخصی را ارائه می دهد که به افراد، سیستم ها و فرآیندهای شما متصل می شود.

سفارشی سازی و تغییر ERP های داخلی به نیازهای خاص کسب‌و‌کار شما آسان تر است. آنها برای مشاغلی که نیاز به ایمن سازی و نظارت بر داده های سیستم دارند ایده آل هستند. برای فرآیندهای کسب‌و‌کار روزانه خود به یکپارچگی خاص با سایر سیستم ها نیاز دارید. شما همچنین به منابع اختصاصی IT برای مدیریت برنامه و نگهداری سرور نیاز دارید.

ERP مبتنی بر ابر

این یک راه حل نرم‌افزار ERP است که بر روی یک پلت فرم رایانش ابری میزبانی می شود، برخلاف سیستم های داخلی که در محل اجرا می شوند. این به مشاغل اجازه می دهد تا از طریق اینترنت به خدمات دسترسی داشته باشند. فروشندگان نرم‌افزار ERP ابری را میزبانی می کنند و آن را در اختیار مشاغل قرار می دهند. این عوامل منفی مانند هزینه های صدور مجوز اولیه را حذف می کند.

تقاضا برای نرم‌افزار ابری ERP به رشد خود ادامه می دهد و بر اساس گزارش GlobeNewswire، انتظار می رود از سال 2020 تا 2025 به CAGR بیش از 17 درصد برسد. رشد تقاضا ناشی از توانایی تجزیه و تحلیل و دسترسی به داده ها در زمان واقعی است.

ERP هیبریدی

یک ERP ترکیبی یا مجموعه ERP مدل دو لایه، عملکردها و قابلیت‌های ERP داخلی و ابری را با هم ترکیب می‌کند. این یک برنامه ERP مدولار، یک سیستم چند منبعی برای شرکت های دیجیتال مدرن است.

یک مدل دو لایه به یک معماری ERP ترکیبی با قابلیت های ERP حفظ شده در یک راه حل داخلی و برنامه های ERP مستقر در فضای ابری اشاره دارد. کسب‌و‌کار شما از سیستم ERP موجود در محل برای رسیدگی به عملکردهای شرکتی استفاده می کند و نرم‌افزار ERP ابری را برای پشتیبانی از واحدهای تجاری کوچک اضافه می کند.

نحوه استفاده از نرم‌افزار ERP

خرید یک سیستم ERP یک سرمایه گذاری بزرگ برای هر کسب‌و‌کاری است، بنابراین شما باید بهترین استفاده را از آن ببرید. هنگامی که سیستم های ERP به طور کامل مورد استفاده قرار گیرند، کارایی، کیفیت، کاهش هزینه ها و خطاها را افزایش می دهند و عملکرد، بهره وری و سودآوری کسب‌و‌کار شما را بهبود می بخشند. در اینجا نحوه استفاده از نرم‌افزار ERP و استفاده حداکثری از آن آورده شده است.

فرآیندهای کسب‌و‌کار خود را مرور کنید

هنگام انتخاب بهترین سیستم ERP، بررسی فرآیند عملیات کسب‌و‌کارتان بسیار مهم است. این به شما کمک می کند ردیابی کنید که چه فرآیندهایی به بهبود نیاز دارند (و چگونه) تا بتوانید آنها را پس از راه اندازی ERP برای بررسی ROI اندازه گیری کنید.

این مرحله همچنین می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که کدام فرآیندهای تجاری به بیشترین توجه نیاز دارند، زیرا این امر باعث می شود که در نهایت چه نرم‌افزار ERP را خریداری کنید. به عنوان مثال، آیا به چیزی با یک راه حل حسابداری قوی نیاز دارید؟ یا تمرکز شما بیشتر روی جنبه منابع‌انسانی کارها است؟ اگر پاسخ شما "همه موارد بالا" است، پس می دانید که به دنبال راه حلی با قیمت بالاتر باشید که بتواند همه پایه ها را پوشش دهد.

چیزی که ممکن است بخواهید به آن توجه کنید: نرم‌افزار اخلاق و انطباق دقیقاً چیست؟

سرمایه گذاری در آموزش

شما هرگز نباید ارزشی را که از آموزش کارمندان و سایر کاربران نهایی راه حل ERP به دست می آید دست کم بگیرید. کاربران آموزش دیده از هر راه حل نرم‌افزاری بیشترین بهره را می برند و می توانند به سرعت با به روز رسانی ها و تغییرات سازگار شوند. به علاوه، درک عمیق نرم‌افزار ERP می تواند به آنها کمک کند تا تصمیمات تجاری آگاهانه را سریعتر بگیرند.

بسیاری از کسب‌و‌کارها این اشتباه را مرتکب می شوند که تصور می کنند آموزش اولیه برای ترغیب کاربران شما کافی است. با این حال، این مورد نیست. همانطور که سیستم های ERP به پیشرفت خود ادامه می دهند، کارمندان و کاربران شما نیز باید پیشرفت کنند. کار با ارائه‌دهنده ERP برای راه‌اندازی برنامه‌های آموزشی مداوم به کاربران این امکان را می‌دهد تا با پیشرفته‌تر شدن نرم‌افزار دانش خود را ارتقا دهند.

تمرکز بر کیفیت داده ها

سیستم ERP شما به شما کمک می کند چرایی، کی، کجا و چگونه جریان داده را مدیریت کنید. این داده ها باید غنی، دقیق و در دسترس باشند، در غیر این صورت داشتن آن فایده ای ندارد. برای طراحی استانداردهای ورود داده‌ها، از جمله قراردادهای نام‌گذاری و نحوه مدیریت نسخه‌سازی اسناد، کمی زمان بگذارید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت به بهترین روش‌های داده‌ای که در بخش‌های مختلف یکپارچه هستند، دسترسی دارند.

علاوه بر این، از ممیزی داده‌ها و پاکسازی دسته‌ای برای انجام بررسی‌های نقطه‌ای دوره‌ای در مورد رعایت استانداردها استفاده کنید. پاک کردن داده‌های نادرست می‌تواند ساعت‌های بی‌شماری زمان را تلف کند، بنابراین بسیار بهتر است که آن را در اولین بار درست انجام دهید.

شاید به نظر بی اهمیت به نظر برسد که کاربران ابتدا روز یا ماه را در فیلد تاریخ وارد می کنند یا نه...اما هنگامی که به برگه اکسل صادر می کنید آهنگ خود را تغییر می دهید و نمی توانید به راحتی اقدامات انجام شده در فوریه را در مقابل اقدامات انجام شده در صفحه شناسایی کنید. دوم هر ماه

پلتفرم ERP خود را سفارشی کنید

اکثر نرم‌افزارهای ERP به عنوان یک راه حل jack-of-all-trades ارائه می شوند که برای همه انواع مشاغل ایجاد شده است. طراحی یک راه حل خارج از جعبه که متناسب با نیازهای کسب‌و‌کار شما باشد، یکی از راه هایی است که به شما اطمینان می دهد از نرم‌افزار ERP خود بیشترین بهره را می برید.

برای بهترین نتایج، از ارائه دهنده خدمات خود بخواهید که به شما در سفارشی کردن سیستم شما کمک کند. برخی از سفارشی‌سازی‌هایی که می‌توانید انتظار داشته باشید شامل پنهان کردن فیلدهای غیر ضروری، روشن یا خاموش کردن ویژگی‌های خاص، افزودن فیلدهای مورد نیاز و بسیاری موارد دیگر است.

علاوه بر این، می‌توانید پلتفرم ERP خود را با استفاده از ادغام‌ها و افزونه‌ها به میزان کمتری سفارشی کنید. حتماً از ارائه‌دهنده ERP خود بپرسید که چه گزینه‌هایی برای اتصال به برنامه‌های دیگر یا پیاده‌سازی ویجت‌های خاص وجود دارد.

سیستم ERP خود را در آینده اثبات کنید

سیستم های ERP، مانند هر بخش نرم‌افزاری، روز به روز به توسعه خود ادامه می دهند. نرم‌افزار ERP که امروزه استفاده می کنید ممکن است در پنج، ده یا بیست سال آینده کاملاً متفاوت به نظر برسد. از ارائه دهنده ERP بپرسید که نقشه راه آینده آنها چگونه است. آنها تا چه اندازه در تحقیق و توسعه سرمایه گذاری می کنند؟ آنها امیدوارند چه ویژگی های اضافی را پیاده سازی کنند؟ آنها هر چند وقت یک بار به روز رسانی را انجام می دهند؟

یک سیستم ERP خوب یکپارچه ثابت نخواهد بود. این یک اکوسیستم در حال تحول و در حال تغییر خواهد بود که با پیشرفت های جدید در فناوری کسب‌و‌کار سازگار می شود.

گزینه های یکپارچه سازی را در نظر بگیرید

یکپارچه‌سازی ERP می‌تواند به شما کمک کند با افزودن ویژگی‌هایی به جعبه ابزار، کارایی عملیاتی کسب‌وکارتان را بهبود ببخشید. ادغام ها دو برنامه کاربردی متفاوت را به هم پیوند می دهند و به آنها اجازه می دهند با یکدیگر صحبت کنند. برخی از ادغام ها کاملاً عمیق هستند به طوری که می توان به اطلاعات وارد شده در یکی به طور یکپارچه در دیگری دسترسی داشت.

یکپارچه‌سازی‌های رایج سیستم ERP ممکن است مواردی مانند ساخت و طراحی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت زنجیره تامین (SCM) و سیستم‌های مدیریت انبار (WMS) را پوشش دهد.

استفاده از برنامه های موبایل

یک راه حل مدرن ERP احتمالاً با یک برنامه دستگاه هوشمند برای iOS و/یا اندروید ارائه خواهد شد. روی این ضربه بزنید، زیرا مزایای زیادی برای کاربران شما دارد. اپلیکیشن‌های موبایل قابلیت دسترسی و دید بیشتر را برای سیستم‌های ERP شما فراهم می‌کنند.

برنامه ها همچنین به کارمندان و کاربران شما اجازه می دهند به راحتی به اطلاعات مهم از راه دور دسترسی داشته باشند. این یک راه آسان برای همه است، بدون توجه به جایی که در آن قرار دارند، تا از تمام عملیات های تجاری به روز بمانند.

هزینه کل مالکیت (TCO) را در نظر بگیرید

سرمایه گذاری در سیستم ERP یک سرمایه گذاری بزرگ برای اکثر کسب‌و‌کارها است. یک کسب‌و‌کار آگاه از هزینه که یک سیستم را راه اندازی می کند باید به هزینه کل مالکیت نگاه کند تا تصمیم بگیرد به چه نوع ERP نیاز دارد. نرم‌افزار هزینه‌ای دارد—بدون ذکر عوامل سرمایه‌گذاری دیگر مانند خرید سخت‌افزار، استفاده از منابع داخلی، نگهداری و هزینه‌های ارتقاء آینده. به کل تصویر نگاه کنید و آن را با زمان و پولی که انتظار دارید صرفه جویی کنید مقایسه کنید.

اطمینان حاصل کنید که مدیریت ارشد شما در هیئت مدیره است

خرید ورود مدیریت ارشد یک پیش بینی کلیدی از نحوه اجرای سیستم ERP شما است. الزامی نیست که مدیریت ارشد شما در فرآیند اجرا درگیر شود. با این حال، همکاری با آنها امکان برنامه ریزی منابع مناسب را فراهم می کند، که اغلب یک عامل موفقیت قابل توجه در طول فرآیند پیاده سازی است.

یک تیم متقابل کارکردی ایجاد کنید

برای اجرای روان، یک تیم پیاده سازی متشکل از افراد از بخش های مختلف راه اندازی کنید. این تضمین می‌کند که تمام حوزه‌های کلیدی کسب‌وکار شما بررسی می‌شوند و به جمع‌آوری بازخورد از تیم‌های مختلف که انتظار استفاده از سیستم را دارند، کمک می‌کند.

در نهایت، تمام عملکردهای سازمانی در سیستم ERP شما یکپارچه می شوند. اطمینان حاصل کنید که هر بخش در فرآیند راه اندازی نمایندگی دارد.

طول عمر سیستم خود را اندازه گیری کنید

بازگشت سرمایه ای که از سیستم ERP خود دریافت می کنید تعیین می کند که آیا این یک تصمیم قابل دوام برای کسب‌و‌کار بوده است یا خیر. در طول زمان در نوسان است و ممکن است نیاز داشته باشید که هر از گاهی اهداف خود را تنظیم و پیگیری کنید. سیستم ایده آل باید ارزش پول شما و بازگشت سرمایه قابل توجهی را به شما ارائه دهد.

خلاصه

بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزار ERP استفاده می‌کنند، اما همه آنها در نهایت پتانسیل کامل را تجربه نمی‌کنند. درک قابلیت ها و کارکردهای راه حل انتخابی شما می تواند به شما کمک کند تا از آن بیشترین بهره را ببرید. سیستم ERP شما ابزاری حیاتی برای موفقیت کسب‌و‌کار شما است زیرا به شما کمک می کند کارایی را افزایش دهید، خطاها را کاهش دهید، بهره وری را افزایش دهید و در نهایت سودآوری را بهبود بخشید.

بسیاری از مدیران این اشتباه را مرتکب می شوند که ملاحظات مهمی مانند ایجاد یک تیم پیاده سازی متنوع، وارد کردن مدیریت ارشد، نادیده گرفتن آموزش، نادیده گرفتن ارتقاء سیستم و نادیده گرفتن برنامه ریزی برای آینده را نادیده می گیرند.

در حالی که درک اینکه سیستم ERP شما چگونه کار می کند تا به شما امکان می دهد بیشترین بهره را ببرید، روشی که کارمندان و کاربران شما از آن استفاده می کنند، ارزش آن را تعیین می کند. اگرچه هزینه بر است، اما سیستم ERP مناسب باید در درازمدت ROI قابل توجهی را به شما ارائه دهد.

مطالب مرتبط: ERP در مقابل MRP: راهنمای مفید و 3 تفاوتی که باید بدانید

https://peoplemanagingpeople.com/articles/how-to-use-erp-software/

نویسنده مقاله: مدیر سیستم