خطاهای حسابداری - معنی، علل و انواع

خطاهای حسابداری - معنی، علل و انواع

خطاها یا اشتباهاتی که در مجله، دفتر کل و سایر صورت های مالی مرتکب می شوند، به عنوان اشتباهات حسابداری شناخته می شوند. خطاهای حسابداری ممکن است به عنوان اشتباهاتی تعریف شود که معمولاً هنگام ثبت تراکنش های مالی در دفتر حساب ها مرتکب می شوند. این خطاها ممکن است هنگام ثبت تراکنش ها در مجله و ثبت آنها در حساب های دفتری مرتکب شوند. چنین خطاهایی ممکن است به دلیل عدم آگاهی از اصول و قواعد حسابداری از نظر فنی مرتکب یا مرتکب شوند. به طور کلی، اشتباهات حسابداری غیر عمدی هستند. با این حال، ممکن است به عمد انجام شود تا از برخی مزیت های ناروا استفاده شود. خطاهای حسابداری نتایج واقعی کسب و کار را مخدوش می کند. بنابراین، این خطاها باید به درستی شناسایی و اصلاح شوند تا از سود یا زیان واقعی و وضعیت مالی کسب و کار اطمینان حاصل شود.

علل عمده اشتباهات حسابداری

خطاهای حسابداری می تواند دلایل مختلفی داشته باشد. موارد زیر مهم است:

عدم دانش: حسابداری بر اصول و قواعد خاصی استوار است. به دلیل عدم آگاهی از اصول و قواعد حسابداری، ممکن است اشتباهات حسابداری رخ دهد.

بی احتیاطی: بی احتیاطی ممکن است یکی دیگر از دلایل رخ دادن خطاهای حسابداری باشد. اگر مسئول نگهداری دفاتر در کار خود دقت نکند ممکن است چنین اشتباهاتی رخ دهد.

چک داخلی ناکارآمد: سیستم چک داخلی ناکارآمد نیز ممکن است باعث خطاهای حسابداری شود. بررسی ناکارآمد به جلوگیری از اشتباهات حسابداری کمک نمی کند بلکه آنها را تشویق می کند.

عدم صداقت: در صورتی که مسئول نگهداری دفاتر غیر صادق باشد، ممکن است عمداً مرتکب اشتباهاتی در دفاتر به منظور استفاده ناروا شود.

ایرادات رایانه ای: یک کسب و کار مدرن حساب های خود را در رایانه نگه می دارد. با این حال، نقص برنامه کامپیوتری و دسترسی آسان افراد غیرمجاز به برنامه حسابداری نیز ممکن است منجر به خطاهای حسابداری شود.

انواع خطاهای حسابداری

خطاهای حسابداری را می توان با توجه به ویژگی های مشترکشان به دو نوع طبقه بندی کرد. این موارد به شرح زیر است:

• خطاهای حسابداری بر اساس ماهیت آنها
• خطاهای حسابداری بر اساس افشای تراز آزمایشی
• خطاهای حسابداری بر اساس ماهیت آنها می تواند از انواع زیر باشد:

خطاهای دفتری: به اشتباهاتی که توسط متصدیان حسابداری مرتکب می شوند، خطاهای دفتری می گویند. این خطاها در فرآیند ثبت تراکنش های مالی مرتکب می شوند. اینها به دلیل بی احتیاطی منشی مسئول ثبت تراکنش های مالی صورت می گیرد. به خطاهای دفتری، خطاهای فنی نیز گفته می شود. انواع اصلی خطاهای اداری به شرح زیر است:

خطاهای حذف: اشتباهاتی که با عدم ثبت معامله در دفتر اصلی یا دفتر کل مرتکب می شود، خطای حذف است. چنین حذفی ممکن است کامل یا جزئی باشد.

حذف کامل: حذف کامل در صورتی صورت می گیرد که تراکنش اصلاً در مجله ثبت نشده باشد. به عنوان مثال، کالاهایی که به قیمت 1000 دلار به جان فروخته شده است، اصلاً در دفتر فروش ثبت نشده است. حذف کامل تراکنش ممکن است به دلایل زیادی مانند گم شدن فاکتور فروش رخ دهد.

حذف جزئی: حذف جزئی در صورتی رخ می دهد که یک تراکنش مالی فقط به طور جزئی ثبت شود. به عنوان مثال، اگر کالایی که به مبلغ 4000 دلار به جان فروخته شده، در دفتر فروش ثبت شده باشد، اما در حساب جان ارسال نشود، خطای حذف جزئی رخ می دهد.

خطاهای کمیسیون: به اشتباهاتی که در هنگام ثبت یا ارسال تراکنش مرتکب می شوند، خطاهای کمیسیون نامیده می شوند. اشتباهات کارمزد ممکن است در مجله یا دفاتر فرعی و یا در دفتر کل اتفاق بیفتد. چنین خطاهایی شامل ارسال مبالغ اشتباه، ارسال در سمت اشتباه حساب‌ها، جمع‌آوری یا انتقال اشتباه و تعادل اشتباه است. به عنوان مثال، اگر خرید کالایی به قیمت 10000 دلار به عنوان 1000 دلار در دفتر روزنامه یا دفتر ثبت شده باشد، به چنین خطای خطاهای کمیسیون گفته می شود.

خطاهای جبرانی: خطاهای جبرانی به دو یا چند خطا اطلاق می شود که به طور متقابل اثرات یکدیگر را جبران می کنند. اگر یک خطا اثر خطای دیگر را متعادل کند، آن دو خطا را جبران کننده خطا می نامند. به عنوان مثال، کالاهایی به قیمت 5000 دلار فروخته می شوند، اما به اشتباه به عنوان 500 دلار به حساب مشتری ارسال می شوند. به طور مشابه، کالاهایی که به قیمت 5000 دلار خریداری شده اند، اما به طور تصادفی، به اشتباه به عنوان 500 دلار به حساب تامین کننده ارسال شده اند. خطاهای موجود در حساب شخصی توسط یکدیگر جبران می شود، به اندازه 4500 دلار در سمت بدهی حساب مشتری و در سمت اعتباری حساب تامین کننده.

خطاهای تکرار: خطاهای تکراری خطاهایی هستند که به دلیل ضبط مضاعف ایجاد می شوند. ارسال مضاعف تراکنش از دفتر روزنامه یا دفترهای فرعی به دفتر کل نیز چنین خطاهایی را ایجاد می کند. مثلاً کالایی که به جان فروخته می شود، اما این تراکنش به اشتباه دو بار یا بیشتر در دفتر فروش وارد شده یا دو بار یا بیشتر به اشتباه در حساب جان درج شده است که به آن اشتباهات تکراری گفته می شود.

اشتباهات اصولی: اشتباهات اصولی به اشتباهاتی گفته می شود که با نقض اصول حسابداری رخ می دهد. اشتباهات اصولی ممکن است به دلیل تخصیص اشتباه بین مخارج سرمایه و درآمد یا ارزیابی اشتباه دارایی ها رخ دهد. به عنوان مثال، برداشت از حساب دستمزد به جای حساب ماشین آلات برای دستمزد پرداخت شده به مکانیک های مورد استفاده برای نصب ماشین و برداشت از حساب مشتری به جای حساب نقدی برای فروش نقدی انجام شده. اشتباهات اصولی نیز ممکن است به دلیل ارزیابی اشتباه دارایی ها توسط کارکنان سطح بالاتر رخ دهد.

خطاهای حسابداری مبتنی بر افشای تراز آزمایشی می تواند از انواع زیر باشد:

خطاهای حسابداری نشان داده شده توسط تراز آزمایشی: خطاهایی که بر توافق تراز آزمایشی تأثیر می گذارد، خطاهای نشان داده شده توسط تراز آزمایشی نامیده می شوند. موارد زیر خطاهایی است که بر مجموع تراز آزمایشی تأثیر می گذارد.

حذف جزئی: اگر تراکنش به طور جزئی در مجله یا دفتر کل ثبت یا ارسال شود، چنین خطایی بر توافق تراز آزمایشی تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، اگر کالاهایی به قیمت 600 دلار که به صورت اعتباری به آقای جک فروخته شده در دفتر فروش ثبت شود، اما هیچ ارسالی در حساب آقای جک انجام نشود، کل موجودی آزمایشی مخالف است. به طور مشابه، عدم انتقال موجودی 5000 دلاری حساب برگشت خرید به مانده آزمایشی نیز بر مجموع مانده آزمایشی تأثیر می گذارد.

ارسال مبلغ اشتباه در حساب: ارسال مبلغ اشتباه از دفتر ورودی اصلی به حساب دفتر کل بر کل موجودی آزمایشی تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، 10000 دلار وجه نقد دریافتی از XYX در دفترچه نقدی ارسال شد اما تنها 1000 دلار در حساب XYZ ارسال شد. چنین خطایی بر توافق تراز آزمایشی تأثیر می گذارد.

ارسال در سمت اشتباه یک حساب: اگر مبلغی در سمت اشتباه یک حساب از دفتر ورودی اصلی ارسال شود، چنین خطایی بر مجموع موجودی آزمایشی تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، هزینه ثابت 500 دلاری خریداری شده از XYZ که در مجله ثبت شده است، به اشتباه در قسمت بدهی حساب XYZ پست شده است.

ریخته‌گری اشتباه دفاتر فرعی و تعادل اشتباه حساب: جمع‌بندی نادرست دفاتر فرعی و موجودی حساب دفتر نیز باعث عدم توافق با مانده آزمایشی می‌شود. به عنوان مثال، اگر دفترچه بازگشت فروش به اشتباه به جای 1000 دلار، 100 دلار درج شده باشد و اگر سمت بدهی حساب برق به اشتباه 12000 دلار به جای 1200 دلار موجود باشد، کل موجودی آزمایشی تحت تأثیر منفی قرار می گیرد.

خطاهای حسابداری که با تراز آزمایشی نشان داده نمی شوند: به خطاهایی که بر توافق تراز آزمایشی تأثیر نمی گذارد، خطاهایی که با تراز آزمایشی نشان داده نمی شوند، گفته می شود. این بدان معناست که در صورت وجود چنین خطاهایی، تراز آزمایشی موافق است. موارد زیر برخی از خطاهایی است که با تراز آزمایشی نشان داده نشده است.

خطاهای کامل حذف: حذف کامل ثبت تراکنش مالی در رونق ورودی اصلی یا حذف ثبت یک ورودی از دفتر روزنامه به حساب های دفتر هیچ تأثیری بر مجموع مانده آزمایشی ندارد. مجموع موجودی آزمایشی برابر باقی می‌ماند زیرا هیچ ارسالی در بخش بدهکار و اعتبار حساب‌ها انجام نمی‌شود. به عنوان مثال، پول نقد 400 دلاری دریافتی از خانم لیلی برای ثبت در مجله حذف شد. به همین ترتیب، فروش کالا به صورت نقدی به مبلغ 2000 دلار در دفتر روزنامه ثبت شد، اما هیچ گونه درج در حساب نقدی و همچنین در حساب فروش صورت نگرفت. این حذف کامل بر مجموع تراز آزمایشی تأثیری ندارد.

درج مبلغ اشتباه در دفاتر فرعی و دفتر کل: وارد کردن مبلغ اشتباه به عنوان مثال 4000 دلار دفترچه خرید برای خرید کالاهایی به قیمت 4500 دلار از شرکت XYZ است که با تراز آزمایشی آشکار نمی شود.

ارسال در حساب اشتباه: اگر مبلغی به اشتباه در سمت راست یک حساب اشتباه ارسال شده باشد، این خطا بر توافق مانده آزمایشی تأثیری نخواهد داشت. پرداخت 3000 دلاری که به آقای تام انجام شده است به اشتباه در قسمت بدهی حساب جان ارسال شده است، مطمئناً بر مجموع موجودی آزمایشی تأثیر نخواهد گذاشت.

جبران خطاها: خطاهای جبرانی نیز توسط تراز آزمایشی نشان داده نمی شوند. به عنوان مثال، 500 دلار ثبت شده در حساب مشتری برای فروش کالا به قیمت 5000 دلار و 500 دلار در حساب تأمین کننده برای خرید کالا به قیمت 5000 دلار، تأثیرات خود را بر موجودی آزمایشی جبران می کند زیرا هر دو حساب به ترتیب از 4500 دلار در طرف بدهکار و اعتباری کم مانده اند. . از این رو، تراز آزمایشی همچنان مطابقت دارد.

خطاهای تکراری: خطاهای تکراری نیز توسط تراز آزمایشی آشکار نمی شود. به عنوان مثال، مجموع تراز آزمایشی مطابقت خواهد داشت حتی اگر دستمزد 500 دلاری پرداخت شده برای ماه ژوئن 2010 دو بار در دفتر نقدی ثبت شده باشد.

روش های مکان یابی خطاهای حسابداری

در صورت وجود هرگونه اشتباه در دفاتر، بر صحت نتایج عملیات تجاری که توسط صورتهای مالی آشکار می شود، تأثیر می گذارد. بنابراین، خطا باید برای رفع آن مشخص شود. با این حال، کار مکان یابی خطا آسان نیست. اگر مراحل زیر به طور سیستماتیک انجام شود، مکان یابی خطاها آسان تر خواهد بود.

• کل موجودی آزمایشی را بررسی کنید.
• موجودی حساب دفتر کل را با مانده آزمایشی مقایسه کنید.
• مجموع حساب های بدهکاران و بستانکاران را بررسی کنید و با مانده مبالغ بدهکاران و بستانکاران که در تراز آزمایشی نشان داده شده است مقایسه کنید.
• مجموع کتابهای فرعی و ارسال آنها به دفتر کل را بررسی کنید.
• اقلام تراز آزمایشی سال جاری را با اقلام تراز آزمایشی سال قبل مقایسه کنید تا ببینید آیا هیچ رقم تعادلی حذف شده است یا خیر.
• بررسی کنید که تمام ورودی های مجله در دفتر کل پست شده باشند.

نویسنده مقاله: زهره نوروزی