تعریف انبار و انبارداری
انبار و انبارداری از مهم‌ترین بخش شرکت ها مخصوصا شرکت های بازرگانی هستند، زیرا بخش بزرگی از دارایی های سازمانها در موجودی انبار آنها انباشته شده است. موجودی کالاهای انبار باید در محل های امن و به صورت منظم نگهداری شود و به نحوی باشد که دسترسی به آن در مواقع لزوم به آسانی امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مستمر باید مورد توجه انباردار قرار گیرد. البته اداره کردن دستی انبارها سخت و پر هزینه است و هر شرکت یا سازمانی به دنبال کاهش هزینه های انبارداری است تا بتواند کارایی و سود شرکت را بالا ببرد. برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از سازمان به توضیح برخی از موارد مهم در انبارداری می‌پردازیم.
انبارداری و اصول انبارداری چیست؟
انبارداری عبارت است از دریافت کالاها و اقلام مصرفی و نگهداری آن ها با توجه به قوانین انبارداری.
رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز بخش‌های مختلف سازمان یا خریداران در کمترین زمان ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی از وظایف انباردار می‌باشد.
فرایندهای اصلی در انبارداری کدام است؟
فرآیندها در انبارداری مجموعه از عملیات‌هایی هستند که در کلیه انبارها رایج می‌باشند.
پذیرش کالا
شرکت‌های بازرگانی یا صاحبان کالا که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود می‌توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود کالا به انبار را صادر کنند. این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به آن کالا است. با ورود کالا به انبار باید کنترل‌های نگهبانی و امنیتی صورت بپذیرد و پس از آن کالا وارد محوطه پذیرش شود. در محوطه پذیرش مسئولین انبار به بررسی کالاها می‌پردازند و آنها را از لحاظ شکل و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می‌نمایند. پس از بررسی در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد، باید صورت جلسه‌ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز ارائه شود. در این قسمت در صورتی که مغایرتی وجود نداشته باشد، با توجه به نوع و وضعیت کالا و امکانات انبار کالاها دسته بندی می‌شوند و به انباری که برای کالا مناسب باشد ارسال می‌شوند.
جاگذاری و جابجایی کالا
پس از ورود کالا به انبار با توجه به استانداردهای موجود در خصوص نحوه ذخیره سازی کالا، لازم است مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل تعین شده جاگذاری شود. محل نگهداری دقیق کالا در انبار باید در اسناد کاغذی و یا سامانه مدیریت انبار ثبت شود. پس از تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی (که ممکن است شرکت حمل و نقل باشد) رسید یا قبض انبار را دریافت می‌کند. صاحب کالا از کالاهای تحویل داده شده به انبارهای عمومی می‌تواند به عنوان تضمین برای دریافت اعتبار و وام از بانک‌ها و موسسه مالی و اعتباری استفاده کند. البته برای این کار، انبارهای عمومی رسمی که اساسنامه آنها بر اساس تصویب نامه قانونی انبارهای عمومی مصوب 1340 به تایید هیئت نظارت بر انبارهای عمومی رسیده باشد، امکان صدور برگه وثیقه برای صاحب کالا را خواهند داشت.
انتخاب و گردآوری کالا برای خروج
در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام تشریفات خروج کالا، کالا از انبار خارج شده و به نقطه تحویل حمل می‌شود. با توجه به موضوعی که در بالا ذکر شد، در صورتی که برای کالایی برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسه دیگر باشد اجازه خروج از انبار داده نخواهد شد.
بسته بندی و تحویل کالا
پس از صدور مجوز خروج کالا، با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیله‌ی نقلیه، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا تخصیص داده می‌شود و در صورتیکه صاحب کالا درخواست بسته‌بندی داشته باشد، کالاهای مورد نظر بسته‌بندی و بارگیری می‌شوند. درصورت نیاز بایستی فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آنها در قالب مستندات خاصی (مانیفست، فاکتور، بارنامه و…) تهیه و ارائه شود.انبار و انبارداری
اهداف و وظایف انبارها چیست؟
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در بخش خصوصی و چه در سازمان‌های دولتی، نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است، اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه نشود و در دسترس واحد مصرف کننده قرار نگیرد، در فعالیت‌های موسسه مشکل ایجاد می‌شود. از جمله مهم‌ترین وظایف انبارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حفظ مقدار موجودی کالاهای مورد نیاز در حد مناسب و برنامه ریزی برای آن.
- همکاری در خرید و تامین کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
- نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان.
- اجرای قوانین و دستوالعمل‌های سازمان در انبارداری که جنبه مالی دارد باید توسط مسئولین انبار رعایت شود.
- اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری باعث سرعت بخشیدن در انجام امور سازمان می‌شود و درنهایت صرفه جویی حاصل شده باعث تقویت وضعیت مالی سازمان می‌شود.
نحوه محاسبه فضای انبار به چه شکل است؟
برای نحوه محاسبه فضای انبار باید موارد زیر بررسی گردد:
- وظایف انبار مربوطه مشخص شود.
- مشخصات اقلام شامل نوع، خصوصیات فیزیکی (وزن، حجم، شکل ظاهری و … )، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روی زمین و …) مشخص شوند.
- روش حمل مشخص شود.
- نحوه ورود و خروج مواد مشخص شود.
وظایف انباردار چیست؟
- توصیه و پیشنهاد روش‌های انبارداری و همچنین اصلاح روش‌های موجود.
- کاهش هزینه انبار و انبارداری
- برنامه ریزی و کنترل موجودی‌های کالا در انبار.
- نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
- مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودی‌های کالا در انبار و حفاظت انبارها.
- ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها
- اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
- نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
- سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی و همکاری با سایر واحدها.
- سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
- هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودی‌های کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.
دلایل نگهداری موجودی‌ها و انبار کردن آنها:
- امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز.
- تعیین بهترین الگوی سفارش دهی و بهترین مقدار موجودی.
- استفاده از تخفیف‌های کلی در خرید عمده از تامین کننده کالا.
- کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمت‌ها در تامین مواد و کالا.
- کاهش دفعات خرید و در نتیجه کم شدن هزینه
- امکان برنامه ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی‌های انبار
- مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه و طبقه بندی یا قفسه بندی صحیح اقلام
- تعیین نقطه سفارش دهی
انواع انبار:
با توجه به مطالبی که تا کنون گفته شد بهتر است یک بار دیگر تعریف انبار را مرور کنیم:
به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فراورده‌های مختلف که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می‌گردد، انبار گفته می‌شود.
انبارهای شرکت‌های مختلف از لحاظ ساختمان به ۳ گروه تقسیم می‌شوند:
- انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است، نگهداری شوند.
- انبار سرپوشیده: نوعی انبار که سقف دارد ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می‌دهند ، در این انبارها نگهداری می‌شوند.
- انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی‌دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می‌شوند.
انواع موجودی‌های انبار:
اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولیدی یا غیرتولیدی (خدماتی) را می‌توان به پنج دسته تقسیم نمود:
- مواد خام یا مواد اولیه: از این مواد برای تولید کالا استفاده می‌شود.
- مواد و لوازم مصرفی :مواد و لوازم مصرفی به موادی گفته می‌شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمان‌های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می‌شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می‌رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمان‌های تولیدی.
- مواد و لوازم در جریان ساخت : به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه‌ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.
- کالای تمام شده : به کالاهایی گفته می‌شود که از نظر ساخت به مرحله‌ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
- اجناس خریداری شده جهت فروش : این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می‌گردد و به طور موقت در انبار نگاهداری می‌شود. مانند انبار فروشگاه‌ها و موسسات بازرگانی.
اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبار
- کاهش هزینه‌های انبار و نگهداری کالا، انجام فعالیت‌های ضروری به صورت کارا.
- ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش‌ها.
- حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
- کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
- ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش‌ها و کارکنان.
- کاهش میزان سرمایه‌گذاری‌ها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه‌گذاری‌ها در انبار.
- سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
- بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارت‌های انبار.
- ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت‌ها.
- تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
- خدمات دهی بالا به مشتری.
نکات مهم در طراحی انبار
- برای کالاها و اقلامی که استفاده زیادی دارند و یا اقلام سنگین و حجیم بهتر است که این کالاها نزدیک به محل مصرف انبار شوند و یا نزدیک در ورودی باشند.
- در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایینتر چیده شوند.
- استفاده بهینه از ارتفاع در انبارها از نکات بسیار مهم است.
- قابلیت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد.
- خروج غیر قانونی اقلام باید توسط طراح به حداقل برسد.
- یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد و یا از نرم‌افزارهای مناسب مانند نرم‌افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم استفاده شود، تا بتوان با نظم بهتری از ورود و خروج اقلام مراقبت کرد.
اگر به دنبال خرید نرم‌افزار انبارداری برای شرکت بازرگانی / خدماتی خود هستید با شمار 09127185245 به صورت واتساپ یا تلفنی تماس بگیرید.
نویسنده مقاله: مدیر سیستم