ویژگی ها و مزایای سیستم خرید و تدارکات

ویژگی ها و مزایای سیستم خرید و تدارکات

سیستم تدارکات یک برنامه دیجیتالی است که برای مدیریت خرید کالا و خدمات استفاده می شود. از این سیستم برای استفاده در انواع صنایع اعم از صنایعی که در تولید، تجارت، رستوران ها، خرده فروشی و غیره مشغولند بکار برده می شود. در صورت استفاده از سیستم تدارکات، می توانید تمام فرآیندهای خرید سهام و نیازهای کسب و کار خرید را خودکار کنید تا از اتلاف و تقلب جلوگیری کنید.

علاوه بر این، نرم‌افزار تدارکات خوب می‌تواند از شرکت‌ها در برابر تقلب محافظت کند زیرا یک رکورد دیجیتالی از اقدامات را ارائه می‌دهد که می‌توانند به صورت داخلی یا خارجی حسابرسی شوند.

بیشتر مطالعه کنید : اهمیت نرم افزار خرید و تدارکات در دنیای تجارت

جدول محتویات

• ویژگی های رایج
• مدیریت PO، RFQ و PR
• محاسبه خودکار هزینه های خرید
• مدیریت سفارش جامع
• پورتال آنلاین برای تامین کنندگان
• رتبه بندی فروشنده/تامین کننده
• مدیریت تایید خرید
• مناقصه خرید
• سفارش اتوماسیون
• برخی از مزایای سیستم تدارکات عبارتند از:
• نتیجه

ویژگی های سیستم تدارکات چیست؟

قبل از انتخاب سیستمی که برای دستیابی به کارایی در مدیریت عملیاتی مورد استفاده قرار می گیرد، باید بدانیم که تدارکات چه ویژگی هایی دارد؟

1. مدیریت PO، RFQ و PR

صدها تا ده ها هزار سفارش خرید (PO) را با کارآمدتر مدیریت کنید و فرآیند خرید را در کسب و کار خود ساده کنید.

2. محاسبه خودکار هزینه های خرید

محاسبات قیمت محصول، مالیات، هزینه های حمل و نقل، بیمه و تبدیل ارز را در یک سیستم به صورت خودکار انجام دهید زیرا می تواند با نرم افزار حسابداری ERP یکپارچه شود.

3. مدیریت سفارش جامع

سفارش محصولات را برای مدت معینی آسان کنید و بهترین پیشنهادات را از تامین کنندگان دریافت کنید.

بیشتر مطالعه کنید : 6 راه برای کارآمدتر کردن بخش مالی و حسابداری شما

4. پورتال آنلاین برای تامین کنندگان

تامین‌کنندگان می‌توانند یک کاتالوگ محصول را همراه با قیمت به اشتراک بگذارند در نتیجه، پورتال آنلاین انتخاب بهترین تامین کننده را برای شما آسان تر می کند.

5. رتبه بندی فروشنده/تامین کننده

عملکرد تامین کننده خود را بر اساس کیفیت محصول، خدمات، زمان تحویل و قیمت ارزیابی کنید.

6. مدیریت تائید خرید

درخواست خرید از چندین مکان تجاری، بخش یا کارمند را تنها با یک کلیک تأیید یا رد کنید. فرآیند اخذ تاییدیه از کارکنان بخش های مختلف شرکت را ساده کنید.

بیشتر مطالعه کنید : چرا از نرم افزار ERP برای صنعت خرده فروشی استفاده می کنیم؟

7. مناقصه خرید

بهترین پیشنهاد را انتخاب کنید و سفارشات خرید را به راحتی ارسال کنید. سپس، کیفیت کالاهای هر فروشنده را مقایسه و تجزیه و تحلیل کنید. یافتن فروشنده ای که قیمت های پایین و با بالاترین کیفیت را ارائه می دهد مانند جستجوی سوزن در انبار کاه است. خوشبختانه، نرم افزار تدارکات نارنگ سیستم این امکان را برای کسب و کارها فراهم می کند که ده ها فروشنده را به طور همزمان با هم مقایسه کنند و بهترین معامله را دریافت کنند.

8. سفارش اتوماسیون

بر اساس سطوح موجودی، حداقل مقادیر در هر مکان، فروش یا سایر پارامترها، اقلام مورد نیاز را به طور خودکار سفارش دهید.

برخی از مزایای سیستم تدارکات عبارتند از:

1. به حداقل رساندن تقلب

فرآیند تدارکات اغلب با تقلب از سوی افراد غیرمسئول مانند افزایش قیمت مشخص می شود. سپس کنترل کاملی در هر خرید برای کاهش ضایعات می توان داشت. 

استفاده از نرم افزار تدارکات با هدف بهبود پاسخگویی و شفافیت در فرآیند تدارکات و بهبود سطح کارایی، نظارت پشتیبانی و فرآیندهای حسابرسی مربوط به دقت و در دسترس بودن داده ها است.

این سیستم نه تنها جایگزین خرید معمولی می شود، بلکه خروجی قابل اعتمادی را در محیط های پیچیده ارائه می دهد. اما نیاز به نظارت و کنترل داخلی در تهیه کالا دارد.

2. یکپارچه سازی با سیستم های دیگر

اکثر سیستم‌های تدارکات دارای شاخص‌های کلیدی عملکرد هستند که تدارکات را اندازه‌گیری می‌کنند، مانند پردازش سفارش، دقت فاکتور و زمان تحویل سفارش. برای بهینه سازی سیستم تدارکات کلی، نیاز به ادغام با سایر سیستم ها می باشد.

نمونه ای از ادغام آن مدیریت موجودی برای به دست آوردن کنترل کامل بر فرآیند خرید و جلوگیری از خرید بیهوده کالا است. سپس سیستم حسابداری برای کمک به تخمین هزینه های مختلف متحمل شده و سود حاصل از فروش به طور خودکار، بودجه تدارکات را مشاهده می کند تا کاربران بتوانند داده ها را بیشتر تجزیه و تحلیل کنند.

همچنین، با CRM، اپلیکیشن فروش به تنظیم تعداد خرید سهام با درخواست مشتری کمک می کند تا از انباشت کالا جلوگیری شود.

بیشتر مطالعه کنید : اهمیت نرم افزار عمده فروشی برای تجارت

3. به مدیریت بودجه و صرفه جویی در هزینه ها کمک می کند

سیستم تدارکات هزینه‌ها را بررسی می‌کند و با تأیید هزینه‌ها قبل از صدور، عملیات را بهتر انجام می‌دهد. برای کاهش هزینه های تدارکات، یک کار مهم جمع آوری، تجزیه و تحلیل و اقدام بر اساس داده ها است. بدون داده های دقیق، پتانسیل یک شرکت برای کاهش هزینه ها به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. برای مدیریت فروشندگان، ردیابی سهام، درک بهتر مواد خام، محصولات و خدمات، و تصمیم گیری آگاهانه و موثر به داده نیاز دارید.

نتیجه گیری

پیاده سازی نرم افزار خرید و تدارکات برای تغییر فرآیندهای دستی به خودکار ممکن است در ابتدا دلهره آور باشد، اما نتایج امیدوارکننده است. سپس یافتن راه‌حل مناسب برای مدرن‌سازی و بهینه‌سازی جریان‌های کاری می‌تواند مزایای عمده کسب‌وکار شما را از جمله هزینه‌های کمتر، خطاهای کمتر، و افزایش بهره‌وری و مدیریت زنجیره تامین ارائه دهد.

در این مورد، نرم افزار تدارکات از نارنگ سیستم بهترین راه حل است. این سیستم می‌تواند هزینه‌های خرید کالا را ساده‌سازی کند و درخواست‌های خرید را در بسیاری از شعب مدیریت کند. اکنون یک نسخه ی آزمایشی درخواست کنید!

نویسنده مقاله: زهره نوروزی