Cloud ERP چیست و چگونه کار می کند؟

Cloud ERP چیست و چگونه کار می کند؟

Cloud ERP یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است که بر روی پلتفرم ابری فروشنده بر خلاف شبکه داخلی اجرا می شود و به سازمان ها امکان دسترسی از طریق اینترنت را می دهد. نرم افزار ERP عملکردهای مالی و عملیاتی ضروری کسب و کار را یکپارچه و خودکار می کند و یک منبع واحد از داده ها از جمله موجودی، سفارش و مدیریت زنجیره تامین و کمک به تهیه، تولید، توزیع و انجام را فراهم می کند. سازمان ها از طریق اینترنت به نرم افزار دسترسی دارند، بنابراین تنها چیزی که نیاز است اتصال و یک مرورگر است.

نرم افزار Cloud ERP چیست؟

از آنجایی که توسط فروشنده ERP میزبانی می‌شود و به عنوان خدماتی برای مشاغل ارائه می‌شود، نرم‌افزار ERP ابری عملکردی مشابه یا بهتر از سیستم‌های داخلی را بدون بیشتر جنبه‌های منفی، مانند هزینه‌های مجوز اولیه، پشتیبانی می‌کند.

IDC در گزارش خود گفت: «تقاضا برای سیستم‌های ERP مبتنی بر ابر به دلیل توانایی آن‌ها برای دسترسی و تجزیه و تحلیل حجم عظیمی از داده‌ها در زمان واقعی، همچنان در حال رشد است.»

این بدان معنی است که بینش موجودی در زمان واقعی برای تیم‌های فروش و آزاد کردن تیم‌های مالی برای نظارت دقیق بر باند پول نقد و پاسخ سریع به حسابرسی‌ها یا سایر درخواست‌ها برای داده‌های عملکرد  می باشد.

بیشتر مطالعه کنید : چگونه بهترین نرم افزار ERP را برای یک شرکت نوپا پیدا کنیم؟

Cloud ERP چگونه کار می کند؟

سیستم‌های ERP ابری با ترکیبی از فناوری‌های متصل به شبکه‌های اینترنت پرسرعت کار می‌کنند. ERP ابری همیشه آنلاین است و به روز رسانی های امنیتی توسط ارائه دهنده ERP انجام می شود. تنها نگرانی تیم شما ورود به سیستم و استفاده از ERP و داده های زیربنایی آن است. این ممکن است به هزینه کمتری نسبت به سیستم های ERP قدیمی که روی سرورهای متعلق به شرکت میزبانی می شوند منجر شود.

در بسیاری از موارد، ERP های ابری در دستگاه های تلفن همراه یا رایانه های رومیزی برای کاربران قابل دسترسی هستند. آنها شامل طیف گسترده ای از برنامه های تجاری برای حفظ کارآمدی کسب و کار شما با تمرکز بر تجربه مثبت مشتری و نتایج کسب و کار سودآور هستند.

ERP های مبتنی بر فضای ابری تقریباً توانایی بی نهایتی را برای مقیاس بندی و توانمندسازی تیم شما برای دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در هر جایی که کارشان انجام می دهد، ارائه می دهد، از جلسات فروش مشتری گرفته تا محل کار از راه دور تا دفتر خانه شما. توانایی ورود ایمن از هر جایی را نمی توان در محیط کسب و کار پس از کووید (COVID) دست کم گرفت، جایی که کارگران بیشتری از هر زمان دیگری از خانه و سایر مکان های دور کار می کنند.

ویژگی های کلیدی شامل توانایی دسترسی به اطلاعات مشتری، تاریخچه فروش، داده های مالی، ابزارهای مدیریت منابع انسانی، معیارهای عملیاتی زنده، وضعیت زنجیره تامین و غیره است. یک ERP ابری می‌تواند تقریباً هر سیستم رایانه‌ای را که شرکت شما نیاز دارد به هم پیوند دهد.

بسته به نیازهای تجاری خود، می توانید بین مدل های مختلف استقرار با ماژول ها و تنظیمات بهینه شده برای نوع شرکت خود یکی را انتخاب کنید. این می تواند تیم شما را بر روی معیارها و گردش کار مناسب برای دستیابی به اهداف شرکت شما متمرکز کند.

اجزای نرم افزار Cloud ERP

همه نرم افزارهای ERP مبتنی بر ابر، عملکردهای مالی و حسابداری اصلی را ارائه می دهند. از آنجا، انواع ماژول ها یا برنامه هایی که یک سازمان برای پیاده سازی انتخاب می کند به صنعت و نیازهای تجاری خاص آن بستگی دارد. ماژول های ابر ERP موجود عبارتند از:

• امور مالی و حسابداری
• مدیریت سرمایه انسانی (HCM) و/یا نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS)
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• مدیریت انبار
• مدیریت سفارش
• سیستم خرید و تدارکات
• مدیریت زنجیره تامین
• مدیریت پروژه
• برنامه ریزی نیازهای مواد (MRP)

مفاهیم Cloud ERP

درک برخی از مفاهیم اساسی مرتبط با ERP ابری در این مقاله، مهم است:

استراتژی استقرار: نرم افزار ERP را می توان در محل/روی سرورهای میزبان خصوصی مستقر کرد یا در مدل «به عنوان سرویس» خریداری کرد. عملکرد Cloud ERP معمولاً می‌تواند سریع‌تر ارائه شود، اگرچه در هر دو مورد، شرکت‌ها باید زمانی را برای برنامه‌ریزی، انتقال داده‌ها، سفارشی‌سازی و پیکربندی و آموزش کارکنان اختصاص دهند.

ERP مبتنی بر ابر: نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی که در خارج از سایت، بر روی سرورهای فروشنده ERP میزبانی می‌شود و به عنوان یک سرویس ارائه می‌شود و از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است.

ERP داخلی: نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی که به صورت محلی، روی رایانه‌ها و سرورهای شرکت نصب شده و توسط کارکنان داخلی یا قراردادی IT مدیریت می‌شود. نرم افزار و زیرساخت پشتیبانی آن در داخل مدیریت، ذخیره و نگهداری می شوند.

ERP میزبانی شده: یک شرکت یا یک ارائه دهنده میزبانی، استقرار نرم افزار ERP و همچنین زیرساخت های مرتبط را مدیریت می کند. مدل‌های استقرار میزبانی شده اغلب زمانی استفاده می‌شوند که کسب‌وکارها به دنبال برون‌سپاری عملیات فناوری اطلاعات هستند. در حالی که این راه‌اندازی برخی از مزایای ابری را ارائه می‌دهد، این یک مدل «به‌عنوان سرویس» واقعی نیست.

امنیت سرتاسر: یک ارتباط امن و رمزگذاری شده بین یک فروشنده ERP مبتنی بر ابر و مشتریانش.

صدور مجوز اشتراک: شرکت برای استفاده از نرم افزار هزینه اشتراک ثابتی را در بازه های زمانی مشخص (سالانه یا ماهانه) پرداخت می کند. این هزینه معمولاً شامل کلیه نگهداری و ارتقاء نرم افزار می شود و ممکن است به ازای هر کاربر یا سازمان دریافت شود.

بیشتر مطالعه کنید : 7 استراتژی رشد سریع استارت آپ ها با نرم افزار ERP

Cloud ERP در مقابل ERP On-Premises

تجزیه و تحلیل فوق احتمالاً این سؤال را ایجاد می کند:

اگر سیستم های ERP مبتنی بر ابر و سیستم های ERP داخلی عملکرد مشابهی را ارائه می دهند، چرا ابر را انتخاب کنید؟

ERP داخلی نرم افزاری است که توسط کارکنان فناوری اطلاعات یک شرکت یا یک ارائه دهنده خدمات مدیریت شده نصب و مدیریت می شود. کسب‌وکار به پلتفرم نرم‌افزار اصلی مجوز می‌دهد و سپس سرورها، شبکه‌ها و فضای ذخیره‌سازی درجه یک سازمانی را خریداری یا اجاره می‌کند تا نرم‌افزار و داده‌های مرتبط را به‌طور فیزیکی اجرا و نگهداری کند. کسب‌وکارهایی که از ERP داخلی استفاده می‌کنند هزینه‌های اضافی برای تعمیر و نگهداری، عیب‌یابی، نرم‌افزار تکمیلی، به‌روزرسانی و سفارشی‌سازی متحمل می‌شوند. نرم افزارهای آنتی ویروس و امنیتی و همچنین سیستم های ذخیره سازی و پشتیبان گیری سرور نیز هزینه های اضافی ضروری هستند.

در مقابل، ERP مبتنی بر ابر توسط فروشنده میزبانی و مدیریت می‌شود که نرم‌افزار را در یک مدل «به‌عنوان سرویس» از طریق ابر ارائه می‌کند. فروشنده مسئول برنامه، ذخیره سازی داده ها، سیستم عامل اصلی، سرورها، زیرساخت مرکز داده فیزیکی و نصب به روز رسانی های امنیتی و ارتقاء ویژگی ها است.

در حالی که بارزترین تفاوت بین ERP داخلی و ابری این است که نرم افزار در کجا اجرا می شود و چه کسی آن را مدیریت می کند، تفاوت های مهم دیگری نیز وجود دارد.

بیشتر مطالعه کنید : سیستم مدیریت دارایی چیست و مزایای آن برای تجارت

انواع نرم افزار Cloud ERP

برای شروع، همه ابرها برابر نیستند. برخی از فروشندگان ERP قدیمی، نرم افزار خود را برای اجرا از مراکز داده متصل به اینترنت خود بازسازی کرده اند. کسب‌وکارهایی که این سیستم‌های ERP را پیاده‌سازی می‌کنند ممکن است از مزایای کامل ERP مبتنی بر ابر، مانند ارتقای ساده‌شده و قدرت مدل مرکز داده ابری، که در آن منابع عظیمی از برنامه‌ها را در مقابل اختصاص زیرساخت به اجزای نرم‌افزار جداگانه پشتیبانی می‌کنند، از دست بدهند.

همچنین چندین نوع نرم افزار ERP ابری وجود دارد:

SaaS چند مستاجر: یک نسخه واحد از نرم افزار ERP و زیرساخت مرتبط با آن به چندین سازمان خدمات رسانی می کند. با این حال، در حالی که هر سازمان از نرم افزار یکسانی استفاده می کند و بر روی سرورهای یکسانی میزبانی می شود، داده های یک شرکت برای دیگران غیرقابل دسترسی باقی می ماند. یک سیستم ERP واقعی ابری معمولاً یک SaaS چند مستاجر است.

SaaS تک مستاجر: یک نسخه واحد از نرم افزار ERP و زیرساخت های مرتبط با آن فقط به یک سازمان خدمت می کند. به عبارت دیگر، داده های یک سازمان بر روی سرورهای خصوصی که یک نمونه نرم افزاری منحصر به فرد را اجرا می کنند، میزبانی می شود. برخی از فروشندگان ابر ERP به مشتریان این امکان را می دهند که یک نمونه خصوصی یا یک نمونه مشترک را اجرا کنند.

ابر عمومی: سازمان‌های متعددی که متعلق به ارائه‌دهنده خدمات هستند، خدمات رایانش ابری را به اشتراک می‌گذارند. با این حال، داده ها و برنامه های هر سازمان برای دیگران غیرقابل دسترسی است. نمونه‌هایی از ابر عمومی شامل خدمات وب آمازون، Google Cloud، Microsoft Azure و Oracle Cloud است.

ابر خصوصی: سرویسی که با هیچ سازمان دیگری به اشتراک گذاشته نمی شود.

ERP ترکیبی: همانطور که به نظر می رسد، یک رویکرد ERP ترکیبی، نرم افزار داخلی را با یک ابر خصوصی یا ابر عمومی برای محاسبات، ذخیره سازی و خدمات ترکیب می کند.

بیشتر مطالعه کنید :3 مورد ارائه شده توسط ERP برای شرکت و صنعت خدماتی

8 مزیت نرم افزار Cloud ERP

1- زیرساخت های اولیه و هزینه های عملیاتی یکی از بزرگترین مزایای راه حل ERP مبتنی بر ابر کاهش هزینه های کلی است که از پیاده سازی شروع می شود. با ERP داخلی، یک کسب و کار هزینه های اولیه در خرید سرورها، ایجاد پایگاه داده، پیاده سازی اولیه، مشاوران، کارکنان فناوری اطلاعات، امنیت و پشتیبان گیری را متحمل می شود.

شرکت‌هایی که دارای سیستم ERP داخلی هستند، با رشد شرکت، با هزینه‌های اضافی برای نگهداری، منابع تخصصی داخلی یا در حال تماس، ارتقاء و به‌روزرسانی و همچنین سرورهای اضافی مواجه خواهند شد. ERP ابری معمولاً حدود 30٪ کمتر از ERP داخلی هزینه دارد. از آنجایی که فروشنده ابر ERP نرم‌افزار را روی سرورهای خود میزبانی و مدیریت می‌کند، کسب‌وکارها از هزینه‌های اولیه زیرساخت و همچنین هزینه‌های اضافی برای کارکنان فناوری اطلاعات، نگهداری، امنیت و به‌روزرسانی‌ها اجتناب می‌کنند. فروشنده پشتیبانی مداوم IT را ارائه می دهد.

2- سرعت پیاده سازی یکی از بزرگترین موانع هر راه حل جدید ERP زمان پیاده سازی است که می تواند مستقیماً بر زمان از کار افتادن کسب و کار و زمان ارزش گذاری تأثیر بگذارد - در یک مطالعه، حدود نیمی از کسب و کارها گفتند که پیاده سازی آنها در زمان پیش بینی شده به پایان رسیده است. معمولاً یک کسب‌وکار می‌تواند در یک سیستم ERP مبتنی بر ابر سریع‌تر از درون محل راه‌اندازی و اجرا شود، زیرا نیازی به انتخاب و راه‌اندازی سخت‌افزار یا استخدام و آموزش کارکنان فناوری اطلاعات ندارد.

3- دسترسی. کاربران ERP مبتنی بر ابر می توانند به اطلاعات کسب و کار در زمان واقعی، از هر مکان و هر دستگاهی دسترسی داشته باشند. این تضمین می‌کند که کارکنان در سراسر سازمان بدون توجه به واحد تجاری یا مکان، با داده‌های یکسانی کار می‌کنند و می‌توانند سریع‌تر و مطمئن‌تر تصمیم بگیرند.

4- مقیاس پذیری. بدون چالش‌های اضافه کردن سرورهای بیشتر برای کاربران، مکان‌ها یا شرکت‌های تابعه، راه‌حل‌های ERP مبتنی بر ابر، مقیاس‌پذیری کسب‌وکار را آسان‌تر می‌کنند. همانطور که یک تجارت رشد می کند، ERP ابری رشد می کند.

یک سازمان می‌تواند با عملکرد اصلی شروع کند و در صورت نیاز، بدون افزودن سخت‌افزار بیشتر، موارد بیشتری را اضافه کند. ناگفته نماند، راه حل ابر ERP به کاربران در سراسر جهان اجازه می دهد تا به سادگی با اتصال به اینترنت به اطلاعات کسب و کار دسترسی داشته باشند. هیچ سرور محلی لازم نیست، بنابراین با رشد یک شرکت با ادغام یا اکتساب، واحدهای جدید می توانند به سرعت آنلاین شوند. فروشندگان ابر معمولاً دارای مراکز داده در سرتاسر جهان هستند و داده‌های هر مشتری را در مکان‌های مختلف نگه می‌دارند و خدمات بهتر و مطمئن‌تری نسبت به اکثر کسب‌وکارها ارائه می‌دهند که می‌توانند خودشان را مدیریت کنند. فروشندگان نرم افزارهای ابری معمولاً برای دسترسی 99.999 درصد تلاش می کنند - که به این معنی است که مشتریان هر سال کمتر از هشت دقیقه خرابی برنامه ریزی نشده را مشاهده می کنند.

5- سفارشی سازی و چابکی. همانطور که ERP مبتنی بر ابر می‌تواند با یک سازمان مقیاس‌پذیر شود، همچنین می‌توان آن را راحت‌تر مطابق با نیازهای کسب‌وکار سفارشی کرد - از ابتدا یا در طول زمان، با رشد و تکامل یک تجارت. در حالی که نرم‌افزار ERP داخلی را می‌توان سفارشی‌سازی کرد، این سفارشی‌سازی‌ها با نرم‌افزار فعلی مرتبط هستند و شاید اجرای مجدد آن با نسخه‌های آینده دشوار باشد، به خصوص اگر ادغام‌ها در داخل توسعه داده شده باشند. این یکی از اصلی‌ترین دلایلی است که برخی از کسب‌وکارها از ارتقای سیستم‌های ERP داخلی خود اجتناب می‌کنند و به اجرای فناوری منسوخ ادامه می‌دهند.

علاوه بر این، سیستم‌های ERP ابری تمایل دارند به خوبی با سایر محصولات مبتنی بر ابر ادغام شوند، و ماژول‌های جدید را می‌توان به سیستم ERP ابری بدون خرابی یا سخت‌افزار اضافی اضافه کرد. این نوع چابکی به کسب و کار امکان می‌دهد به جای واکنش‌پذیری، فعال باقی بماند و سریع‌تر با تغییرات صنعت، گرایش‌های مصرف‌کننده، شرایط پیش‌بینی‌نشده و موارد دیگر سازگار شود.

6- ارتقا. فروشندگان Cloud ERP معمولاً تمام ارتقاء و به‌روزرسانی‌های سیستم را به صورت مداوم مدیریت می‌کنند و با نیازهای در حال تحول کسب‌وکار هماهنگ می‌شوند و اطمینان می‌دهند که مشتریان از به‌روزترین فناوری استفاده می‌کنند. به روز رسانی یا ارتقاء نرم افزار ERP داخلی به زمان بیشتری نیاز دارد و حتی ممکن است شامل استخدام پیمانکاران برای مدیریت فرآیند باشد. با ERP ابری، به‌روزرسانی‌ها ممکن است کمتر از 30 دقیقه طول بکشد و معمولاً در ساعات خاموشی رخ می‌دهند تا از اختلالات تجاری جلوگیری شود.

7- امنیت، انطباق و بازیابی فاجعه. تکیه بر یک فروشنده خارجی برای نگهداری ایمن داده های تجاری یک شرکت یک نگرانی قابل درک برای بسیاری از سازمان ها است. با این حال، ارائه دهندگان ERP مبتنی بر ابر ممکن است امنیت و انطباق بهتری نسبت به شرکت ها ارائه دهند. علاوه بر این، یک کسب و کار می‌تواند مطمئن باشد که از داده‌هایش همیشه پشتیبان‌گیری می‌شود، و فروشنده به روش‌های برنامه‌ریزی‌شده و تمرین‌شده بازیابی بلایا مجهز است.

راه‌حل‌های ERP داخلی با خطر از دست دادن داده‌های فاجعه‌بار در صورت خرابی سخت‌افزار یا نرم‌افزار یا بلایای طبیعی، آتش‌سوزی یا شکست، همراه است، مگر اینکه سازمان‌ها برنامه بازیابی بلایا و تداوم کسب‌وکار داشته باشند.

ارائه دهندگان ابری معمولاً امنیت سطح سازمانی و رمزگذاری سرتاسر داده ها را بین فروشنده و سازمان ارائه می دهند. توجه داشته باشید که شرکت ها مسئول هویت و مدیریت دسترسی کاربران ERP ابری و دستگاه های ایمن مانند رایانه های شخصی یا تلفن های هوشمند هستند.

8- انعطاف پذیری و دسترسی ذخیره سازی. اگر سخت افزار داخلی خراب شود، یک شرکت می تواند مقدار قابل توجهی از زمان و پول را صرف انتقال داده ها به یک سیستم ذخیره سازی جدید کند. با ERP مبتنی بر ابر، داده‌ها در مراکز داده ارائه‌دهنده قرار می‌گیرند، معمولاً به صورت اضافی و پراکنده جغرافیایی. این همچنین از نظر دسترسی به اطلاعات و داده های تجاری از طریق اینترنت مفید است، زیرا مشاغل و عملیات بیشتری به صورت آنلاین انجام می شود و شرکت ها به دنبال خودکارسازی و ساده سازی فرآیندهای تجاری هستند.

چالش های Cloud ERP

در حالی که گرایش به وضوح به سمت استفاده بیشتر از ابر است، چالش‌های بالقوه‌ای وجود دارد که ممکن است سازمان‌ها با آن مواجه شوند:

• سیستم های قدیمی اگر یک کسب‌وکار بزرگ‌تر که سال‌ها از یک سیستم ERP داخلی استفاده می‌کند، به دنبال تغییر به ERP مبتنی بر ابر باشد، تغییر ممکن است چالش‌برانگیز باشد و به زمان و تخصص قابل توجهی نیاز داشته باشد.

• مقاومت در برابر تغییر. کسب‌وکارهای بزرگ‌تر با تیم‌های بزرگ فناوری اطلاعات و مدیریت ممکن است از سوی ذینفعان کلیدی عقب‌نشینی کنند. انتقال نرم‌افزار ERP به خارج از سایت منجر به از دست دادن کنترل برخی از مدیران بر فرآیندهایی می‌شود که خودکار می‌شوند، و با مدیریت کلیه تعمیرات و زیرساخت توسط فروشنده، تیم‌های IT کنترل بر فرآیندهای عملیاتی خاص را از دست می‌دهند.

• انطباق با مقررات. ممکن است شرکت‌هایی با سیاست‌های امنیتی سایبری سختگیرانه، محدودیت‌هایی در مورد میزبانی اطلاعات مشتری در فضای ابری و مسائل مربوط به انطباق با مقررات، از مزایای کامل راه‌حل ERP مبتنی بر ابر بهره نبرند می‌توانند دستورات مربوط به حاکمیت داده‌ها و محلی بودن را انجام دهند، بنابراین تصور نکنید که محدود به ERP داخلی هستید.

به   ERP نارنگ سیستم در فضای ابری بپیوندید

نارنگ سیستم به مشاغل کوچک تا متوسط در تمام صنایع خدمات ارائه می دهد و با یکپارچه سازی و خودکارسازی عملکردهای مالی و عملیاتی ضروری، بینش های لحظه ای، خدمات بهتر به مشتریان و کاهش هزینه های زنجیره تامین را ارائه می دهد. 

سوالات متداول Cloud ERP

چرا ERP ابری بهتر است؟

سیستم های ERP ابری به دلایل مهمی نسبت به ERP های داخلی برتری دارند. سیستم های Cloud ERP از هر کجا قابل دسترسی هستند، تقریبا همیشه آنلاین هستند و برای نگهداری و ارتقاء به منابع IT شرکت مشابهی نیاز ندارند. در درازمدت، راه‌حل‌های ERP ابری ممکن است باعث صرفه‌جویی در هزینه و عملکرد بهتر شود. سیستم‌های Cloud ERP مسلماً ایمن‌ترین و کارآمدترین راه‌حل هستند که تیم شما را قادر می‌سازد تا به داده‌ها و سیستم‌های حیاتی شرکت دسترسی داشته باشد تا کار خود را به بهترین نحو انجام دهد.

تفاوت بین ERP و محاسبات ابری چیست؟

یک ERP ابری از بسیاری از منابع دیجیتالی مشابه رایانش ابری استفاده می کند. با این حال، محاسبات ابری در درجه اول بر انجام محاسبات بزرگ متمرکز است که در آن سیستم‌های ERP ابری مجموعه‌ای از برنامه‌ها را برای اجرای کسب‌وکارتان در اختیار شما قرار می‌دهند.

چند شرکت از ERP ابری استفاده می کنند؟

یک نظرسنجی اخیر نشان داد که 21٪ از شرکت ها از سیستم های ERP ابری یا تقریباً یک شرکت از هر پنج شرکت استفاده می کنند. 15 درصد از شرکت‌هایی که از SaaS استفاده می‌کنند در محل میزبانی می‌کنند در حالی که اکثریت قریب به اتفاق خدمات مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهند. 

نویسنده مقاله: زهره نوروزی